wtorek, 26 kwiecień 2022 09:17

Jak prawidłowo zutylizować poufne dokumenty?

utylizacja dokumentów utylizacja dokumentów pixabay

Niszczenie akt to ostatnie działanie, któremu poddawana jest zgromadzona przez nas dokumentacja. Nie należy jednak zaniedbywać tego etapu, bo niewłaściwa utylizacja może doprowadzić do poważnych konsekwencji.

Dlaczego bezpieczeństwo jest takie ważne?

W dokumentach przeznaczonych do zniszczenia często znajdziemy wrażliwe informacje, które nie powinny ujrzeć światła dziennego. Chronić należy m.in. dane osobowe klientów, pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy wewnętrznych informacji o firmie. Czym grozi niedokładność i zaniedbania na tym polu? RODO nakłada na administratorów danych osobowych konkretne obowiązki, a za ich niedopełnienie grożą wysokie kary. Przedsiębiorstwo, które nie zadbało o tajność swoich informacji, będzie musiało przygotować się także na spore straty wizerunkowe - takiej firmie zdecydowanie trudniej będzie znaleźć klientów.

Lepiej zapobiegać tym przykrym sytuacjom niż radzić sobie z ich konsekwencjami. Wybór profesjonalnej utylizacji dokumentów jest więc przejawem rozsądku; fachowe niszczenie sprawia, że znika ryzyko wycieku tajnych informacji.

Jak specjaliści zajmują się poufnymi danymi?

Informacja może mieć ogromną wartość, ale niestety czasem nie trzeba wiele, by przez przypadek podzielić się nią z niewłaściwym podmiotem. Eksperci wypracowali procedury, które całkowicie likwidują to ryzyko. Utylizacja dokumentów jest zaplanowana w taki sposób, by każdy etap przedsięwzięcia był zabezpieczony. Mowa o:

1. odbiorze dokumentów

W tym celu wykorzystuje się specjalne bezpieczne pojemniki. Usługodawcy, tacy jak np. Rhenus Data Office Polska, proponują swoim odbiorcom dwa modele współpracy. Pierwszy polega na jednorazowym odebraniu dokumentacji. Drugi natomiast to wymiana cykliczna - zapełniony pojemnik zostaje zabrany od klienta, a na jego miejscu pozostawia się pusty kontener.

2. transporcie akt

Bezpieczny odbiór to dopiero pierwszy krok. Konieczne będzie także zadbanie o odpowiedni transport dokumentacji. Ten etap odbywa się w protokolarny sposób, a do przewozu wykorzystywane są pojazdy ciężarowe, wyposażone w system nawigacji satelitarnej GPS.

3. zniszczeniu dokumentacji w specjalnej instalacji

Ostatni etap to utylizacja dokumentów w strzeżonym obiekcie. Instalacja pozwala nieodwracalnie zniszczyć akta i to w taki sposób, że odzyskanie z nich informacji jest niemożliwe.

Prawidłowe, profesjonalne niszczenie musi zostać także właściwie potwierdzona certyfikatem. Taki dokument stanowi dowód na to, utylizacja przebiegła bez zarzutu i zgodnie z planem. Na każdym etapie liczy się zaangażowanie doświadczonego personelu. To on czuwa nad tym, czy wszystkie procedury są przestrzegane.

Utylizacja dokumentów - przepis na prawidłowe niszczenie akt

Akta możemy niszczyć w zaciszu swojego biura, ale nie zawsze taka decyzja jest bezpieczna i opłacalna. Nawet z zaawansowanymi urządzeniami biurowymi nie osiągniemy poziomu ochrony, na jaki możemy liczyć, wybierając profesjonalną utylizację.

Niezależnie od tego, czy w grę wchodzi niszczenie niewielkiej ilości dokumentów biurowych, czy masowa utylizacja ogromnych ilości akt, do zadania należy podejść z najwyższą troską. Na szczęście dzięki zaawansowanym metodom można w wygodny sposób pozbyć się ryzyka wycieku danych i zadbać o to, by dokumentacja przeznaczona do utylizacji nie trafiła w niepożądane ręce. Współpraca w tym zakresie z doświadczoną firmą to zdecydowanie najpewniejszy sposób na poradzenie sobie z problemem zbędnej dokumentacji, więc nie dziwi fakt, że takimi usługami są zainteresowane przedsiębiorstwa z różnorodnych branż.

Publikacje godne uwagi

  • 1