wtorek, 26 kwiecień 2022 09:17

Jak prawidłowo zutylizować poufne dokumenty?

utylizacja dokumentów utylizacja dokumentów pixabay

Niszczenie akt to ostatnie działanie, któremu poddawana jest zgromadzona przez nas dokumentacja. Nie należy jednak zaniedbywać tego etapu, bo niewłaściwa utylizacja może doprowadzić do poważnych konsekwencji.

Dlaczego bezpieczeństwo jest takie ważne?

W dokumentach przeznaczonych do zniszczenia często znajdziemy wrażliwe informacje, które nie powinny ujrzeć światła dziennego. Chronić należy m.in. dane osobowe klientów, pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy wewnętrznych informacji o firmie. Czym grozi niedokładność i zaniedbania na tym polu? RODO nakłada na administratorów danych osobowych konkretne obowiązki, a za ich niedopełnienie grożą wysokie kary. Przedsiębiorstwo, które nie zadbało o tajność swoich informacji, będzie musiało przygotować się także na spore straty wizerunkowe - takiej firmie zdecydowanie trudniej będzie znaleźć klientów.

Lepiej zapobiegać tym przykrym sytuacjom niż radzić sobie z ich konsekwencjami. Wybór profesjonalnej utylizacji dokumentów jest więc przejawem rozsądku; fachowe niszczenie sprawia, że znika ryzyko wycieku tajnych informacji.

Jak specjaliści zajmują się poufnymi danymi?

Informacja może mieć ogromną wartość, ale niestety czasem nie trzeba wiele, by przez przypadek podzielić się nią z niewłaściwym podmiotem. Eksperci wypracowali procedury, które całkowicie likwidują to ryzyko. Utylizacja dokumentów jest zaplanowana w taki sposób, by każdy etap przedsięwzięcia był zabezpieczony. Mowa o:

1. odbiorze dokumentów

W tym celu wykorzystuje się specjalne bezpieczne pojemniki. Usługodawcy, tacy jak np. Rhenus Data Office Polska, proponują swoim odbiorcom dwa modele współpracy. Pierwszy polega na jednorazowym odebraniu dokumentacji. Drugi natomiast to wymiana cykliczna - zapełniony pojemnik zostaje zabrany od klienta, a na jego miejscu pozostawia się pusty kontener.

2. transporcie akt

Bezpieczny odbiór to dopiero pierwszy krok. Konieczne będzie także zadbanie o odpowiedni transport dokumentacji. Ten etap odbywa się w protokolarny sposób, a do przewozu wykorzystywane są pojazdy ciężarowe, wyposażone w system nawigacji satelitarnej GPS.

3. zniszczeniu dokumentacji w specjalnej instalacji

Ostatni etap to utylizacja dokumentów w strzeżonym obiekcie. Instalacja pozwala nieodwracalnie zniszczyć akta i to w taki sposób, że odzyskanie z nich informacji jest niemożliwe.

Prawidłowe, profesjonalne niszczenie musi zostać także właściwie potwierdzona certyfikatem. Taki dokument stanowi dowód na to, utylizacja przebiegła bez zarzutu i zgodnie z planem. Na każdym etapie liczy się zaangażowanie doświadczonego personelu. To on czuwa nad tym, czy wszystkie procedury są przestrzegane.

Utylizacja dokumentów - przepis na prawidłowe niszczenie akt

Akta możemy niszczyć w zaciszu swojego biura, ale nie zawsze taka decyzja jest bezpieczna i opłacalna. Nawet z zaawansowanymi urządzeniami biurowymi nie osiągniemy poziomu ochrony, na jaki możemy liczyć, wybierając profesjonalną utylizację.

Niezależnie od tego, czy w grę wchodzi niszczenie niewielkiej ilości dokumentów biurowych, czy masowa utylizacja ogromnych ilości akt, do zadania należy podejść z najwyższą troską. Na szczęście dzięki zaawansowanym metodom można w wygodny sposób pozbyć się ryzyka wycieku danych i zadbać o to, by dokumentacja przeznaczona do utylizacji nie trafiła w niepożądane ręce. Współpraca w tym zakresie z doświadczoną firmą to zdecydowanie najpewniejszy sposób na poradzenie sobie z problemem zbędnej dokumentacji, więc nie dziwi fakt, że takimi usługami są zainteresowane przedsiębiorstwa z różnorodnych branż.

Publikacje godne uwagi

  • Gdzie kupić Colostrum Natural?

    Gdzie kupić Colostrum Natural? Tajemnica zdrowia tkwi w Colostrum Natural, suplemencie diety, który jest bogatym źródłem przeciwciał, witamin i minerałów. Jego unikalne właściwości wspierają nasz układ odpornościowy, poprawiają kondycję skóry i pomagają w utrzymaniu zdrowia. Ale gdzie kupić Colostrum Natural, aby mieć pewność, że otrzymujemy produkt najwyższej jakości? W tym artykule odkryjemy różne miejsca, w których możemy nabyć ten cenny suplement. Przyjrzymy się ofertom aptek, sklepów internetowych, a także samych producentów. Czy jest różnica w cenie? Czy jakość produktu jest taka sama niezależnie od miejsca zakupu? Czy warto szukać promocji? Na te i wiele innych pytań postaramy się odpowiedzieć — zapraszamy do dalszego czytania. Czytaj więcej
  • Wakacje z przygodą w tle- dlaczego obozy letnie nad wodą są kluczem do niezapomnianych wrażeń?

    Wakacje z przygodą w tle- dlaczego obozy letnie nad wodą są kluczem do niezapomnianych wrażeń? Wakacje to wymarzony czas dla dzieci i młodzieży, kiedy w końcu mogą odpocząć od swoich codziennych obowiązków, w pełni nacieszyć się słońcem i piękną pogodą. Upragniony czas na relaks w niepowtarzalnym, urokliwym otoczeniu. Jednak dla wielu rodziców, jest to niewątpliwie duże wyzwanie. Jak zapewnić dzieciom bezpieczny i aktywny odpoczynek? Jak sprawić, by wracały one z wakacyjnego wyjazdu z niezapomnianymi wspomnieniami? Oto kilka podpowiedzi. Czytaj więcej
  • Przewodnik Dla Kobiet Po Smartwatchach: Wskazówki, Jak Wyglądać Elegancko Ze Smartwatchem

    Przewodnik Dla Kobiet Po Smartwatchach: Wskazówki, Jak Wyglądać Elegancko Ze Smartwatchem Konstrukcja smartwatcha jest monotonna w pierwszych latach jego ponownego wprowadzenia na rynek, przy czym najpopularniejsze są te, które mają kwadratowe ramki. W miarę stopniowego ulepszania technologii smartwatcha, a konstrukcja urządzenia coraz bardziej przypominała zwykły zegarek na rękę. W przypadku starszych wersji smartwatcha sparowanie ich z elegancką sukienką jest prawie niemożliwe, biorąc pod uwagę, jak swobodny jest smartwatch i jak wyraźny jest plastik. Czytaj więcej
  • Jak zaplanować podróż samolotem i uniknąć stresu?

    Jak zaplanować podróż samolotem i uniknąć stresu? Podróżowanie samolotem to dla wielu osób nic nowego. Jednak wciąż istnieje grupa ludzi, która na wakacje po raz pierwszy wybiera się korzystając z ruchu lotniczego. Dodatkowo zmiany w regulaminach linii lotniczych co jakiś czas nawet ich wprawnym pasażerom mogą zrobić dużą niespodziankę. Mowa tutaj między innymi o zmianach w wytycznych dotyczących bagażu podręcznego, jego wagi, wymiarów oraz ilości toreb, plecaków oraz niewielkich walizek. Co zrobić aby dobrze przygotować się do podróży samolotem? Czytaj więcej
  • Aktualne kody rabatowe do Frisco i innych sklepów spożywczych

    Aktualne kody rabatowe do Frisco i innych sklepów spożywczych Stale rosnące ceny nie omijają niestety produktów spożywczych. Z tego powodu wiele osób stara się kontrolować wydatki, wybierać tańsze zamienniki swoich ulubionych produktów, a także korzystać z różnego rodzaju promocji. Na szczęście wcale nie trzeba się w ten sposób ograniczać, bo istnieje inny sposób na to, aby oszczędzać podczas kupowania produktów spożywczych. Czytaj więcej
  • Czy warto organizować imprezę integracyjną dla pracowników?

    Wielu z nas zastanawia się czasem nad tym, czy warto organizować imprezy pracownicze, skoro spędzamy ze sobą codziennie tak wiele godzin oraz czy wspólne imprezy na gruncie bardziej nieformalnym mają sens? Czytaj więcej
  • Ultradźwięki na haluksy - rewolucyjna terapia z niesamowitymi efektami

    Ultradźwięki na haluksy - rewolucyjna terapia z niesamowitymi efektami Halluksy, inaczej znane jako paluch koślawy, to powszechny problem, z którym boryka się wiele osób na całym świecie. Objawiają się one zniekształceniem palucha, który odchyla się od pozostałych palców stopy i często towarzyszą im ból i dyskomfort. To schorzenie może wpływać na jakość życia i utrudniać codzienne czynności. Czytaj więcej
  • 1