wtorek, 26 kwiecień 2022 09:17

Jak prawidłowo zutylizować poufne dokumenty?

utylizacja dokumentów utylizacja dokumentów pixabay

Niszczenie akt to ostatnie działanie, któremu poddawana jest zgromadzona przez nas dokumentacja. Nie należy jednak zaniedbywać tego etapu, bo niewłaściwa utylizacja może doprowadzić do poważnych konsekwencji.

Dlaczego bezpieczeństwo jest takie ważne?

W dokumentach przeznaczonych do zniszczenia często znajdziemy wrażliwe informacje, które nie powinny ujrzeć światła dziennego. Chronić należy m.in. dane osobowe klientów, pracowników i partnerów biznesowych. To samo dotyczy wewnętrznych informacji o firmie. Czym grozi niedokładność i zaniedbania na tym polu? RODO nakłada na administratorów danych osobowych konkretne obowiązki, a za ich niedopełnienie grożą wysokie kary. Przedsiębiorstwo, które nie zadbało o tajność swoich informacji, będzie musiało przygotować się także na spore straty wizerunkowe - takiej firmie zdecydowanie trudniej będzie znaleźć klientów.

Lepiej zapobiegać tym przykrym sytuacjom niż radzić sobie z ich konsekwencjami. Wybór profesjonalnej utylizacji dokumentów jest więc przejawem rozsądku; fachowe niszczenie sprawia, że znika ryzyko wycieku tajnych informacji.

Jak specjaliści zajmują się poufnymi danymi?

Informacja może mieć ogromną wartość, ale niestety czasem nie trzeba wiele, by przez przypadek podzielić się nią z niewłaściwym podmiotem. Eksperci wypracowali procedury, które całkowicie likwidują to ryzyko. Utylizacja dokumentów jest zaplanowana w taki sposób, by każdy etap przedsięwzięcia był zabezpieczony. Mowa o:

1. odbiorze dokumentów

W tym celu wykorzystuje się specjalne bezpieczne pojemniki. Usługodawcy, tacy jak np. Rhenus Data Office Polska, proponują swoim odbiorcom dwa modele współpracy. Pierwszy polega na jednorazowym odebraniu dokumentacji. Drugi natomiast to wymiana cykliczna - zapełniony pojemnik zostaje zabrany od klienta, a na jego miejscu pozostawia się pusty kontener.

2. transporcie akt

Bezpieczny odbiór to dopiero pierwszy krok. Konieczne będzie także zadbanie o odpowiedni transport dokumentacji. Ten etap odbywa się w protokolarny sposób, a do przewozu wykorzystywane są pojazdy ciężarowe, wyposażone w system nawigacji satelitarnej GPS.

3. zniszczeniu dokumentacji w specjalnej instalacji

Ostatni etap to utylizacja dokumentów w strzeżonym obiekcie. Instalacja pozwala nieodwracalnie zniszczyć akta i to w taki sposób, że odzyskanie z nich informacji jest niemożliwe.

Prawidłowe, profesjonalne niszczenie musi zostać także właściwie potwierdzona certyfikatem. Taki dokument stanowi dowód na to, utylizacja przebiegła bez zarzutu i zgodnie z planem. Na każdym etapie liczy się zaangażowanie doświadczonego personelu. To on czuwa nad tym, czy wszystkie procedury są przestrzegane.

Utylizacja dokumentów - przepis na prawidłowe niszczenie akt

Akta możemy niszczyć w zaciszu swojego biura, ale nie zawsze taka decyzja jest bezpieczna i opłacalna. Nawet z zaawansowanymi urządzeniami biurowymi nie osiągniemy poziomu ochrony, na jaki możemy liczyć, wybierając profesjonalną utylizację.

Niezależnie od tego, czy w grę wchodzi niszczenie niewielkiej ilości dokumentów biurowych, czy masowa utylizacja ogromnych ilości akt, do zadania należy podejść z najwyższą troską. Na szczęście dzięki zaawansowanym metodom można w wygodny sposób pozbyć się ryzyka wycieku danych i zadbać o to, by dokumentacja przeznaczona do utylizacji nie trafiła w niepożądane ręce. Współpraca w tym zakresie z doświadczoną firmą to zdecydowanie najpewniejszy sposób na poradzenie sobie z problemem zbędnej dokumentacji, więc nie dziwi fakt, że takimi usługami są zainteresowane przedsiębiorstwa z różnorodnych branż.

Publikacje godne uwagi

  • Laserowa depilacja: Skuteczne i trwałe rozwiązanie dla usuwania owłosienia

    Laserowa depilacja: Skuteczne i trwałe rozwiązanie dla usuwania owłosienia Wielu ludzi boryka się z problemem nadmiernego owłosienia na różnych częściach ciała. Zarówno kobiety, jak i mężczyźni często szukają skutecznych metod, które pozwolą im pozbyć się niechcianych włosów. Jedną z najpopularniejszych i najbardziej skutecznych opcji jest laserowa depilacja. Czytaj więcej
  • Czym charakteryzuje się dobry sklep internetowy z RTV/AGD?

    Czym charakteryzuje się dobry sklep internetowy z RTV/AGD? W dzisiejszych czasach coraz więcej osób korzysta z zakupów online, w tym również do zakupu sprzętu RTV/AGD. Dla właścicieli sklepów oznacza to jedno. Konieczność stałego podnoszenia jakości oferty i obsługi przy jednocześnie atrakcyjnych cenach. Nie ulega wątpliwości, że aby przyciągnąć klientów i stać się jednym z liderów w segmencie elektroniki należy włożyć ogromny wysiłek i stale obserwować zmieniające się otoczenie, preferencje klientów oraz metody płatności. Czytaj więcej
  • Hurtownia opakowań - Szeroki asortyment, profesjonalne doradztwo i atrakcyjne ceny

    Hurtownia opakowań - Szeroki asortyment, profesjonalne doradztwo i atrakcyjne ceny Opakowania pełnią kluczową rolę w różnych branżach - od firm cateringowych, przez sklepy internetowe, aż po firmy kurierskie. Wybór odpowiedniego opakowania to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i ochrony produktu. Dlatego warto zwrócić się do specjalistów - takich jak https://www.opakowanianawynos.pl/ Czytaj więcej
  • Gdzie reklamować bloga? – Kilka przydatnych wskazówek

    Gdzie reklamować bloga? – Kilka przydatnych wskazówek Gdzie reklamować bloga – na to pytanie z pewnością wielu początkujących blogerów może szukać odpowiedzi. Jak przyciągnąć rzesze zainteresowanych użytkowników? Jakie kroki warto podjąć? Gdzie skierować swoje działania? Na te oraz inne pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule. Zapraszamy do lektury! Czytaj więcej
  • Wszystko na temat poszukiwania fotografa ślubnego

    Wszystko na temat poszukiwania fotografa ślubnego Ślub to jeden z najważniejszych dni w życiu każdej pary. To wyjątkowy moment, który pozostaje w pamięci na zawsze. Nic więc dziwnego, że wiele par zwraca uwagę na to, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik - od wyboru sukni, aż po dekoracje sali weselnej. W tym wszystkim nie można zapominać o fotografii, która jest kluczowym elementem, pozwalającym uwiecznić najpiękniejsze chwile i emocje. Czytaj więcej
  • Zdobądź swój styl z Mohito - Kupony rabatowe na modne okazje zakupowe!

    Podczas zakupów online, to zawsze dobry pomysł, aby użyć kuponów rabatowych, aby zaoszczędzić pieniądze na zakupach. Te zniżki mogą przyjść w postaci procentu od zakupu, bezpłatnej wysyłki lub innych korzyści. Czytaj więcej
  • Półkolonie letnie i zimowe - czy warto zapisać dziecko?

    Wakacje i ferie to czas bardzo istotny dla rozwoju umysłowego i społecznego dzieci. Nie tylko sam rok szkolny, ale także okres odpoczynku od nauki ma duże znaczenie dla dorastania do życia w społeczeństwie i poszerzania się horyzontu intelektualnego dziecka. Aby wykorzystać ten okres właściwie dobrze jest zaangażować dziecko w aktywności, których nie ma ono okazji wykonywać na co dzień. W ramach poszukiwania zasobów pozwalających na dobre spożytkowanie wakacyjnego czasu warto sięgnąć po oferty półkolonii zimowych oraz półkolonii letnich. Czytaj więcej
  • 1